Affidare le chiavi di un immobile a un’impresa di pulizie richiede precisione e chiarezza: una lettera ben scritta protegge sia il proprietario sia l’azienda incaricata, evitando fraintendimenti e responsabilità future. In questa introduzione ti guidermo nella stesura di un testo professionale e sintetico che traduca in modo inequivocabile l’accordo tra le parti, descriva le modalità di accesso e di utilizzo degli spazi, definisca le condizioni di riconsegna e la gestione di eventuali smarrimenti o danni, e si concluda con la formalizzazione temporale e la firma. Il tono dovrà essere formale ma semplice, con frasi chiare e dati identificativi completi, in modo che la lettera possa essere prodotta come prova documentale in caso di necessità.
Indice
Come scrivere una Lettera di consegna chiavi impresa di pulizie
Per scrivere una lettera di consegna chiavi per un’impresa di pulizie occorre adottare un registro formale, chiaro e completo, che espliciti in modo inequivocabile cosa viene consegnato, a chi, quando e con quali responsabilità. Il tono deve essere professionale ma non eccessivamente burocratico, lasciando traccia documentale utile sia al committente che all’impresa. In apertura della comunicazione vanno indicati luogo e data e i riferimenti delle parti coinvolte: il nome e i recapiti del soggetto che cede le chiavi e il nome e i recapiti dell’impresa di pulizie o del suo rappresentante che le riceve. Subito dopo è opportuno descrivere con precisione l’oggetto della consegna, evitando formulazioni generiche: specificare il tipo e il numero delle chiavi consegnate, eventuali codici o targhette identificative, la zona o le unità cui le chiavi si riferiscono e qualsiasi elemento distintivo che ne faciliti l’identificazione in futuro. Se si tratta di chiavi che consentono accesso a luoghi diversi o a vani specifici, indicare la destinazione di ciascuna chiave in modo che non sorgano dubbi sull’ambito di utilizzo autorizzato.
Nella parte centrale della lettera è fondamentale inserire le condizioni della consegna e le modalità di utilizzo e custodia. Chiarire che con la firma di presa in consegna l’impresa assume la responsabilità della sorveglianza e dell’uso corretto delle chiavi e che non è ammessa la duplicazione senza esplicita autorizzazione scritta del concedente. È utile precisare le regole relative alla restituzione: il termine entro il quale le chiavi devono essere riconsegnate, le condizioni in caso di smarrimento e le eventuali penali o oneri a carico dell’impresa per la sostituzione di serrature o per interventi di emergenza. Per tutelare entrambe le parti si può inserire una dichiarazione che le chiavi saranno conservate in modo sicuro e che qualsiasi accesso ai locali sarà effettuato esclusivamente per l’esecuzione dei servizi concordati, specificando se sono ammessi accessi straordinari in assenza del titolare e con quale preavviso o autorizzazione.
È importante fornire indicazioni pratiche sulla procedura di consegna: verificare l’identità del ricevente mediante documento d’identità, annotare l’orario e le condizioni al momento della consegna, eventualmente segnalare la presenza di testimoni o di un verbale di presa in consegna che rimanga agli atti. Se la consegna avviene in remoto o tramite corriere, precisare il mezzo usato e richiedere una ricevuta firmata; se invece la consegna è diretta, far apporre la firma e la data sia del rappresentante dell’impresa che del cedente e, se possibile, di un testimone. Non trascurare di inserire i riferimenti di contatto per comunicazioni urgenti relative alle chiavi o agli accessi, in modo che eventuali questioni possano essere risolte tempestivamente senza compromettere la sicurezza degli immobili.
Dal punto di vista legale e della privacy, la lettera dovrebbe richiamare la responsabilità in capo all’impresa per danni derivanti da uso negligente o improprio delle chiavi e, se pertinente, menzionare la copertura assicurativa obbligatoria per danni a terzi dovuti ad accessi illeciti o incidenti. Se nella consegna vengono trattati dati personali, per esempio nominativi del personale autorizzato o registrazioni degli accessi, è opportuno includere una breve informativa sul trattamento dei dati ai sensi del regolamento vigente, specificando finalità e basi giuridiche, durata della conservazione e soggetti eventualmente incaricati del trattamento. Queste indicazioni contribuiscono a rendere la lettera non solo una presa d’atto materiale, ma anche un documento che disciplina i profili di responsabilità e conformità normativi.
Nella stesura bisogna privilegiare frasi brevi e precise, evitando ambiguità terminologica: usare il linguaggio giuridico dove serve ma senza appesantire la lettura; prediligere verbi attivi e costruzioni che indichino chiaramente obblighi, diritti e conseguenze. Alla fine della lettera lasciare uno spazio per le firme accompagnate da nome in stampatello, qualifica o ruolo aziendale e eventuale timbro della società. Conservare una copia firmata da entrambe le parti è essenziale: una rimane al cedente e una al ricevente; se possibile, registrare la consegna anche su un registro digitale o cartaceo delle consegne chiavi per futura tracciabilità.
Esempio di testo che può essere adattato alla specifica situazione, senza titolo iniziale:
[Luogo], [Data]
Il sottoscritto [Nome e Cognome del cedente], in qualità di [qualifica/ruolo], domiciliato a [indirizzo] e contattabile al numero [telefono] e all’indirizzo email [email], consegna con la presente all’impresa [Denominazione impresa di pulizie], con sede in [indirizzo impresa] e rappresentata da [Nome e Cognome del rappresentante], le seguenti chiavi: n. [numero] chiavi con targhetta identificativa [descrizione targhetta/codice], autorizzate per l’accesso alle seguenti aree: [descrizione sommaria delle aree destinate]. La presa in consegna viene effettuata alle ore [orario] del giorno [data]. Con la firma della presente l’impresa dichiara di aver verificato l’identità del ricevente tramite documento d’identità n. [numero documento] emesso da [ente] in data [data documento].
L’impresa si impegna a custodire le chiavi con la diligenza richiesta, a non procedere a duplicazioni senza preventiva autorizzazione scritta del cedente e a utilizzare le chiavi esclusivamente per l’esecuzione dei servizi di pulizia contrattualmente concordati. In caso di smarrimento o sottrazione delle chiavi l’impresa è tenuta a darne immediata comunicazione al cedente e a farsi carico degli oneri di sostituzione delle serrature o di altro intervento necessario per ripristinare la sicurezza dei locali. Le parti concordano che le chiavi verranno restituite entro e non oltre il termine di [specificare termine] dalla richiesta del cedente o al termine del rapporto contrattuale, salvo diversa pattuizione scritta.
Ai fini della responsabilità, l’impresa accetta di rispondere per danni derivanti da uso improprio o negligente delle chiavi da parte del proprio personale e dichiara di avere in essere adeguata copertura assicurativa per i rischi pertinenti. Eventuali accessi straordinari fuori dagli orari concordati dovranno essere preceduti da preventiva autorizzazione scritta del cedente, fatta salva la possibilità di accesso in caso di comprovata emergenza da segnalare immediatamente. In relazione al trattamento dei dati personali eventualmente contenuti nella presente comunicazione o raccolti in occasione della consegna, le parti si conformano alla normativa vigente; i dati saranno trattati esclusivamente per finalità connesse alla gestione della consegna e della custodia delle chiavi e conservati per il periodo necessario al perseguimento di tali finalità.
Letta, approvata e sottoscritta, copia della presente rimane agli atti di entrambe le parti.
Firma del cedente
[Nome in stampatello, qualifica]
Firma del ricevente
[Nome in stampatello, qualifica e timbro impresa]
Seguendo queste indicazioni si ottiene una lettera che funge da prova documentale chiara e vincolante, riducendo rischi di controversie future e garantendo trasparenza nelle responsabilità. Adattare sempre il testo alla normativa locale e, nei casi di particolare valore o rischio, richiedere un parere legale prima della firma.
Esempi di Lettera di consegna chiavi impresa di pulizie
Modello 1 — Consegna chiavi per inizio contratto
Oggetto: Consegna chiavi e accessi per servizio di pulizia
In data [gg/mm/aaaa], in relazione al contratto di servizi di pulizia sottoscritto in data [gg/mm/aaaa], il/la sottoscritto/a referente dell’impresa di pulizie consegna al/alla referente del Cliente le seguenti chiavi e dispositivi di accesso:
1. N. [ ] chiave/e porta ingresso principale (codice/descrizione: [ ])
2. N. [ ] chiave/e locale tecnico (codice/descrizione: [ ])
3. N. [ ] badge/tessera/e accesso (codice/descrizione: [ ])
4. Altro: [descrizione]
Le chiavi e i dispositivi sono consegnati nello stato: [buono/ottimo/altro]. Il Cliente prende atto della consegna e concorda che le chiavi saranno utilizzate esclusivamente per lo svolgimento delle prestazioni previste dal contratto. In caso di smarrimento o danneggiamento, le spese per duplicati e/o sostituzione saranno a carico di [indicare chi, es. impresa di pulizie/cliente] come da contratto.
Per presa visione e accettazione:
Data: [gg/mm/aaaa]
Referente Cliente: ____________________ Firma: ____________________
Referente Impresa di Pulizie: ____________________ Firma: ____________________
Modello 2 — Consegna temporanea chiavi a personale sostituto
Oggetto: Consegna temporanea chiavi a personale sostituto
Il/La sottoscritto/a referente dell’impresa di pulizie dichiara di aver consegnato, in data [gg/mm/aaaa], al Sig./alla Sig.ra [nome e cognome], impiegato/a in qualità di sostituto/a per il periodo dal [gg/mm/aaaa] al [gg/mm/aaaa], i seguenti strumenti di accesso necessari per lo svolgimento delle attività:
– Chiave n. [ ] per porta [descrizione]
– Badge nr. [ ] (codice: [ ])
– Codice di allarme/ingresso: [se applicabile, da consegnare con modalità sicure]
Il/la sostituto/a si impegna a utilizzare le chiavi esclusivamente per finalità lavorative e a restituirle alla fine del periodo indicato. In caso di perdita o uso improprio, il/la sostituto/a e/o l’impresa di pulizie si rendono responsabili per i costi di sostituzione e per eventuali danni.
Data: [gg/mm/aaaa]
Sig./Sig.ra (Sostituto/a): ____________________ Firma: ____________________
Referente Impresa di Pulizie: ____________________ Firma: ____________________
Modello 3 — Consegna chiavi con elenco dettagliato e istruzioni di sicurezza
Oggetto: Elenco chiavi consegnate e istruzioni di utilizzo
Con la presente si certifica che in data [gg/mm/aaaa] sono state consegnate dall’impresa di pulizie al Cliente le seguenti chiavi e dispositivi:
– 01 chiave master (porta principale) — codice identificativo: [ ]
– 02 chiavi uffici (porte interne) — codici: [ , ]
– 01 telecomando cancello — codice: [ ]
– 01 badge d’accesso (ID: [ ])
– 01 copia manuale procedure sicurezza
I destinatari sono stati informati delle seguenti istruzioni di sicurezza: non lasciare le chiavi incustodite, non apporre targhette identificative che riportino l’indirizzo completo, segnalare immediatamente qualsiasi perdita o anomalia al referente indicato. La responsabilità per la custodia rimane a carico di [indicare: impresa/cliente] secondo quanto previsto dal contratto.
Data: [gg/mm/aaaa]
Referente Impresa di Pulizie: ____________________ Firma: ____________________
Referente Cliente: ____________________ Firma: ____________________
Modello 4 — Consegna chiavi con condizioni di restituzione e penali
Oggetto: Consegna chiavi e condizioni di restituzione
In riferimento al servizio di pulizia svolto presso [indirizzo/luogo], il giorno [gg/mm/aaaa] sono state consegnate le seguenti chiavi all’impresa di pulizie:
– [elenco dettagliato]
Si concorda che le chiavi dovranno essere restituite entro e non oltre la data di cessazione del servizio: [gg/mm/aaaa]. In caso di mancata restituzione o restituzione non integra, il Cliente si riserva il diritto di addebitare all’impresa di pulizie una penale/rimborso pari a € [importo], oltre alle spese effettive per sostituzione serrature e duplicati. Le parti confermano di aver preso visione delle condizioni sopra riportate.
Data: [gg/mm/aaaa]
Referente Cliente: ____________________ Firma: ____________________
Referente Impresa di Pulizie: ____________________ Firma: ____________________
Modello 5 — Riconsegna finale chiavi al termine del contratto
Oggetto: Riconsegna finale chiavi al termine contratto di pulizia
Il/La sottoscritto/a referente dell’impresa di pulizie dichiara di aver riconsegnato in data [gg/mm/aaaa] al Cliente le seguenti chiavi e dispositivi, a conclusione del rapporto di servizio:
– [elenco completo delle chiavi restituite e loro quantità]
Il Cliente dichiara di aver verificato lo stato delle chiavi e di accettarne la riconsegna. Eventuali anomalie o danni riscontrati sono descritti di seguito: [eventuali note]. Con la presente riconsegna si considera adempito l’obbligo di restituzione previsto dal contratto.
Data: [gg/mm/aaaa]
Referente Impresa di Pulizie: ____________________ Firma: ____________________
Referente Cliente: ____________________ Firma: ____________________