Consegnare documenti al commercialista richiede più di una semplice raccolta di carte: occorre una comunicazione che chiarisca contenuti, periodi di riferimento e istruzioni operative in modo professionale e tracciabile. Questa guida ti accompagna nel costruire una lettera di accompagnamento essenziale e chiara, capace di ridurre ambiguità, facilitare il lavoro del professionista e tutelare le tue esigenze amministrative. Troverai suggerimenti per scegliere il tono giusto, organizzare le informazioni in modo leggibile e inserire gli elementi formali necessari a rendere la consegna documentale efficiente e sicura.
Indice
Come scrivere una Lettera di consegna documenti commercialista
Per scrivere una lettera di consegna documenti al commercialista occorre mantenere un registro formale, chiaro e completo, in modo che il professionista possa individuare immediatamente i dati anagrafici del cliente, la natura e l’estensione della consegna, la data della presa in carico e le eventuali istruzioni operative o limiti di mandato. In apertura della lettera, come dato essenziale, vanno indicati luogo e data, il nome e i riferimenti del destinatario (nome del commercialista o dello studio e indirizzo), quindi i propri dati anagrafici e fiscali (nome o ragione sociale, codice fiscale e partita IVA se presenti, indirizzo e riferimenti telefonici o e-mail), affinché non sorgano ambiguità sull’identità del soggetto che consegna i documenti. Subito dopo si usa una formula di saluto formale che introduce lo scopo della comunicazione: è utile specificare in poche righe il periodo o l’attività cui i documenti si riferiscono e il motivo della consegna, per esempio predisposizione della dichiarazione fiscale, tenuta della contabilità, o predisposizione bilancio, evitando formulazioni generiche e privilegiando la precisione temporale (anni fiscali o esercizi contabili) e l’ambito operativo.
Nel corpo della lettera è necessario fare riferimento a un inventario allegato che elenchi puntualmente tutti i documenti consegnati: anziché riportare la lista all’interno della lettera stessa, si indica chiaramente che in allegato si trova l’elenco dettagliato e firmato di ciò che si sta consegnando, specificando se si tratta di originali, copie o documenti elettronici. Si chiarisce inoltre la modalità di consegna adottata, per esempio consegna fisica presso lo studio, invio tramite posta raccomandata, trasmissione via PEC o invio tramite piattaforma cloud, indicando per quest’ultima il percorso o il link e le credenziali se necessario. È importante inserire istruzioni operative qualora desideriate che alcuni documenti non vengano restituiti, che vengano scansionati e restituiti gli originali, oppure che vengano trattenuti per pratiche future; in questo modo si evitano malintesi su chi detiene gli originali e per quanto tempo.
Bisogna includere nella lettera una richiesta esplicita di ricevuta o una richiesta di conferma dell’avvenuta presa in carico: chiedere al commercialista di sottoscrivere una copia dell’inventario ricevuto o di inviare una conferma via e-mail o PEC entro un termine definito dà una sicurezza amministrativa e legale. Se vi sono scadenze ravvicinate per il lavoro da svolgere, specificale in modo chiaro e motivato; se la consegna è parziale e seguiranno ulteriori invii, indicatelo e comunicate la tempistica prevista per i successivi invii. Non trascurate gli aspetti di riservatezza e protezione dei dati: ricordate nelle poche righe finali che i documenti contengono dati personali e sensibili e che la loro gestione deve avvenire secondo le normative vigenti, auspicando il rispetto delle misure di sicurezza concordate.
Concludete la lettera con una formula di chiusura formale, la firma del consegnante e l’indicazione del ruolo se si scrive a nome di una società. Se la consegna avviene tramite una persona delegata, è opportuno allegare una delega firmata e indicare i dati della persona che effettua materialmente la consegna. Infine, conservate una copia della lettera e dell’inventario firmato per voi; se la consegna avviene a mano, richiedete la firma del commercialista su una copia per attestare la ricezione, mentre per le consegne elettroniche assicuratevi che la trasmissione avvenga tramite canali tracciabili come la PEC o piattaforme con log degli accessi.
Esempio di formulazione possibile: [luogo], [data]. Al Dott./Dr.ssa [nome commercialista] – Studio [nome se presente]. Io sottoscritto/a [nome e cognome], nato/a [luogo e data], codice fiscale [codice fiscale], in qualità di [titolare/amministratore/legale rappresentante] della società [ragione sociale], con sede in [indirizzo], con la presente consegno la documentazione necessaria per l’espletamento dell’incarico di [tipo di incarico, es. predisposizione dichiarazioni fiscali/tenuta contabilità/bilancio relativo al periodo X]. In allegato troverete l’elenco dettagliato e firmato dei documenti consegnati, con l’indicazione per ciascuno dello stato (originale, copia o file elettronico) e della relativa data di emissione. La documentazione è stata trasmessa tramite [modalità di consegna], e richiedo cortesemente conferma di avvenuta presa in carico mediante firma della copia dell’inventario e restituzione della stessa ovvero comunicazione via PEC o e-mail entro [termine auspicato]. Si segnala che alcuni documenti devono essere trattenuti in originale fino al [data] oppure, in alternativa, che si richiede la scansione e la restituzione degli originali; eventuali ulteriori invii saranno effettuati entro le date comunicate. Si allega delega per la persona incaricata della consegna, ove applicabile. Rimango a disposizione per qualsiasi chiarimento e vi prego di segnalare immediatamente eventuali documenti mancanti o irregolarità riscontrate. Cordiali saluti, [firma], [nome e cognome], [ruolo], [recapiti].
Seguendo questa impostazione la lettera resterà formale, completa e tracciabile; il ricorso a un allegato dettagliato per l’elenco dei documenti aiuta a mantenere il corpo del testo leggibile e riduce il rischio di dimenticanze, mentre la richiesta di conferma e il riferimento alle modalità di consegna forniscono la prova amministrativa dell’avvenuta consegna e delle condizioni concordate.
Esempi di Lettera di consegna documenti commercialista
Consegna documenti – invio periodico mensile
Oggetto: Consegna documentazione contabile relativa al mese di [Mese/Anno]
Con la presente si trasmettono, ai fini della registrazione contabile e delle successive elaborazioni, i seguenti documenti riferiti al periodo indicato:
- Fatture attive e passive (cartacee e PDF)
- Estratti conto bancari (saldi e movimenti)
- Ricevute spese e note rimborso
- Registri cassa e giustificativi vari
I documenti sono allegati in formato digitale alla presente email e consegnati in copia cartacea presso il vostro studio in data odierna. Vi prego di confermare ricezione e di segnalare eventuali integrazioni entro 7 giorni lavorativi, indicandomi inoltre la data prevista per l’elaborazione delle registrazioni.
In attesa di un vostro riscontro, porgo cordiali saluti.
[Firma]
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Consegna documenti per chiusura esercizio
Oggetto: Documentazione per chiusura esercizio e predisposizione bilancio anno [Anno]
Con la presente si consegna la documentazione necessaria per la chiusura dell’esercizio e la predisposizione del bilancio:
- Libro giornale e libro degli inventari aggiornati
- Prima nota e piano dei conti a fine esercizio
- Elenco cespiti con schede ammortamento
- Riepilogo fatture attive e passive, note di credito
- Estratti conto bancari e riconciliazioni
- Verbali assemblee e documentazione societaria rilevante
Vi chiedo cortesemente di procedere con le verifiche e comunicarmi eventuali rettifiche o documenti mancanti entro e non oltre il [data]. Gradirei concordare un appuntamento per discutere le poste di chiusura e le eventuali valutazioni fiscali necessarie.
Distinti saluti.
[Firma]
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Consegna documenti per verifica fiscale / audit
Oggetto: Trasmissione documentazione a supporto verifica fiscale / audit
Con la presente vengono trasmessi i documenti richiesti in vista della verifica fiscale / audit:
- Contratti con clienti e fornitori
- Fatture di maggior rilievo e relativi pagamenti
- Documentazione delle operazioni infragruppo (se applicabile)
- Libro soci, verbali assembleari e documenti statutari
- Documentazione paghe e contributi relativa al periodo [Periodo]
- Evidenze delle procedure interne (flussi contabili)
I documenti sono allegati in formato PDF e alcuni originali saranno messi a disposizione su richiesta presso la sede. Vi prego di indicare eventuali ulteriori informazioni necessarie e di confermare la data di inizio della verifica.
Resto a disposizione per chiarimenti. Cordiali saluti.
[Firma]
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Consegna urgente documenti per adempimenti fiscali
Oggetto: Invio urgente documentazione per adempimenti IVA/INPS con scadenza [Data]
Si trasmettono con urgenza i seguenti documenti necessari per gli adempimenti con scadenza imminente:
- Liquidazione IVA e riepilogo fatture del periodo
- Comunicazioni clienti/fornitori rilevanti per la dichiarazione
- Comunicazioni rateizzazioni e versamenti INPS
- Dati retributivi necessari per denunce contributive
Data l’imminente scadenza, richiedo cortese conferma di ricezione entro la giornata odierna e indicazione dell’orario in cui prevedete di procedere all’elaborazione, in modo da poter fornire eventuali integrazioni tempestive.
Ringraziando per la collaborazione, porgo i miei saluti.
[Firma]
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Consegna documenti con elenco allegati e modalità
Oggetto: Consegna documenti e elenco allegati per pratica contabile [Riferimento/Periodo]
Con la presente consegno la documentazione relativa alla pratica indicata. Elenco allegati:
- Fatture attive (cartelle: FA[Mese][Anno].zip) — 42 file
- Fatture passive (cartelle: FP[Mese][Anno].zip) — 58 file
- Estratti conto bancari (PDF: EST[Banca][Mese].pdf)
- Note spese e giustificativi (PDF: NS_[Mese].pdf)
- Libro giornale esportazione (XLSX: LG_[Anno].xlsx)
- Contratti principali (PDF: CONTR_[Cliente].pdf)
Modalità di consegna: archivi digitali caricati su cloud (link inviato separatamente) e copia cartacea consegnata presso lo studio in data [Data]. I file sono nominati secondo la convenzione sopra indicata per facilitarne la ricognizione. Vi chiedo di confermare l’avvenuta ricezione e la corrispondenza dei numeri di file indicati; per eventuali discrepanze contattatemi entro 3 giorni lavorativi.
In attesa di riscontro, cordiali saluti.
[Firma]