Affidare le chiavi di un appartamento in affitto richiede chiarezza e precisione: la lettera di consegna chiavi è il documento che fissa per iscritto chi ha ricevuto cosa, quando e a quali condizioni, riducendo il rischio di incomprensioni future. In questa guida vedremo come usare un linguaggio secco e inequivocabile, inserire le informazioni essenziali sulla data, sulle parti coinvolte, sull’immobile e sul numero e lo stato delle chiavi, e formalizzare la presa in carico con firme e copie per entrambe le parti. Scrivere in modo ordinato significa anche anticipare possibili contestazioni, descrivendo lo stato dell’immobile al momento della consegna e le responsabilità previste dal contratto di locazione. Con poche regole di stile e qualche attenzione formale si ottiene un documento semplice ma solido, utile sia al locatore sia al conduttore.
Indice
Come scrivere una Lettera di consegna chiavi appartamento in affitto
Lo scopo primario di una lettera di consegna chiavi per un appartamento in affitto è documentare in modo chiaro e opponibile il momento e le condizioni in cui le chiavi vengono trasferite dal locatore al conduttore, così da ridurre il rischio di contestazioni future. Per ottenere questo risultato la scrittura deve essere formale, precisa e priva di ambiguità, con frasi brevi e dirette che descrivano fatti concreti e quantificabili anziché valutazioni vaghe. Evita termini generici come “eventuali problemi” o “in buone condizioni” se non accompagnati da descrizioni specifiche; ogni elemento consegnato va descritto con il più alto grado di dettaglio possibile.
Apri la lettera con la data e il luogo in cui avviene la consegna; indicare giorno, mese, anno e città è fondamentale perché la data costituisce il riferimento temporale per eventuali obblighi o responsabilità successive. Subito dopo identifica in modo completo le parti coinvolte: nomi e cognomi di chi consegna e di chi riceve, luogo e data di nascita, codice fiscale o partita IVA se pertinente, indirizzi di residenza e, quando possibile, il riferimento a un documento di identità con indicazione del tipo e del numero. Se la consegna avviene nell’ambito di un contratto già stipulato, cita la data e le parti del contratto di locazione a cui la consegna si riferisce, eventualmente riportando anche il numero di protocollo o altri riferimenti contrattuali utili.
Descrivi poi l’immobile con precisione: l’indirizzo completo comprensivo di piano e interno, la consistenza (numero di vani), e se necessario il riferimento catastale o il numero dell’unità immobiliare. Specifica il numero e il tipo di chiavi consegnate, indicando per ciascuna la destinazione (porta d’ingresso, porta interna, cassetta postale, cancello condominiale, locale cantina o garage, telecomandi o dispositivi elettronici) e, se occorre, eventuali codici o targhette identificative. Quando le chiavi comprendono telecomandi o dispositivi elettronici, segnala lo stato di funzionamento al momento della consegna.
A questo punto riporta lo stato di fatto dell’immobile. Usa una formulazione che indichi chiaramente se l’appartamento è consegnato libero da persone e cose o con arredi e oggetti, rimandando, se esiste, a un inventario dettagliato allegato. Quando ci sono arredi o utensili, elencali nella stesura testuale (ad esempio divano, cucina completa, frigorifero, lavatrice) specificandone lo stato e segnando eventuali difetti o ammaccature con una breve descrizione localizzata: stanza e natura del danno. Se sono stati rilevati consumi di utenze, annota le letture dei contatori al momento della consegna, indicando il contatore, il numero identificativo e la lettura esatta per elettricità, gas e acqua; questo evita contestazioni sui consumi successivi. Se l’appartamento presenta danni precedenti alla consegna, descrivili con precisione o allega fotografie datate che ne documentino l’entità.
Se esistono obblighi economici collegati alla consegna, come il versamento del deposito cauzionale o il saldo di canoni, menzionali esplicitamente indicando l’importo, la data e la modalità di pagamento, oltre alla ricezione dell’avvenuto pagamento da parte del locatore o del ricevimento della quietanza. Nel caso in cui la consegna avvenga al termine del contratto e riguardi la restituzione delle chiavi da parte del conduttore, dichiara espressamente l’accettazione della riconsegna da parte del locatore, specificando se la restituzione delle chiavi comporta l’escussione totale o parziale della cauzione o eventuali trattenute motivate da danni documentati.
Inserisci una clausola in cui il ricevente dichiara di aver visionato l’immobile e di aver preso atto delle condizioni descritte nella lettera e negli eventuali allegati. La formula di ricezione dovrebbe essere netta, ad esempio: “Il sottoscritto … dichiara di aver ricevuto in consegna le chiavi e preso visione dello stato dell’appartamento così come sopra descritto.” Evita formule vaghe e preferisci il tempo presente indicativo; questo rende l’affermazione immediata e chiara.
Concludi la lettera con la firma autografa di entrambe le parti, preceduta dalla stampa del nome e, se possibile, affiancata dalla copia del documento di identità di chi firma oppure dall’indicazione del documento presentato. Se la consegna non è fatta in presenza di entrambe le parti, è utile la firma di testimoni con i relativi dati identificativi o, in alternativa, la consegna tramite raccomandata A/R in cui si allega la lettera e la ricevuta di spedizione; in questo secondo caso la data di ricezione attestata dal servizio postale sostituirà la firma in calce. Ricorda che è buona pratica che ciascuna delle parti trattenga una copia datata e firmata della lettera e che eventuali allegati (inventario, fotografie, copia del contratto, ricevute di pagamento) vengano esplicitamente elencati nella chiusura della lettera come “allegati”.
Per il tono del testo prediligi frasi formali, neutre e non emotive, evitando aggettivi soggettivi. Usa verbi di fatto come “consegnare”, “ricevere”, “attestare”, “dichiarare” e formule che esprimano certezza fattuale più che supposizioni. Mantieni il testo compatto ma non prolisso: ogni informazione utile deve comparire senza frasi superflue. Se temi possibili contestazioni legali complesse, suggerisci alle parti di allegare documentazione fotografica dettagliata e di rivolgersi a un professionista per una verifica di conformità contrattuale; questa è una raccomandazione pratica e non un sostituto di consulenza legale.
Di seguito un esempio di testo modellabile per la lettera (senza titolo), pensato per essere adattato ai dati reali delle parti e dell’immobile:
Oggi, [data], in [luogo], il sottoscritto [nome e cognome del locatore], nato a [luogo e data di nascita], codice fiscale [codice fiscale], residente in [indirizzo], consegna al Sig./alla Sig.ra [nome e cognome del conduttore], nato/a a [luogo e data di nascita], codice fiscale [codice fiscale], residente in [indirizzo], le chiavi relative all’appartamento sito in [indirizzo completo, piano, interno], registrato al contratto di locazione in data [data del contratto] tra le medesime parti. Le chiavi consegnate sono le seguenti: n. [numero] per porta d’ingresso, n. [numero] per cassetta postale, n. [numero] per porta cantina, n. [numero] telecomandi per cancello; tutti i dispositivi risultano funzionanti/non funzionanti al momento della consegna. L’appartamento viene consegnato [libero/arredatao] e lo stato di fatto è il seguente: [breve descrizione dello stato, indicazione di arredi e loro condizioni, e/o difetti riscontrati con localizzazione]. Le letture dei contatori al momento della consegna sono le seguenti: contatore elettrico n. [n.] lettura [valore], contatore acqua n. [n.] lettura [valore], contatore gas n. [n.] lettura [valore]. Il deposito cauzionale di euro [importo] è stato [versato/già versato in data …/rimasto a carico di …]. Il conduttore dichiara di aver preso visione dell’immobile e degli allegati, di aver ricevuto le chiavi sopra indicate e di accettarne lo stato così come documentato. Alla presente sono allegati: copia del contratto di locazione, inventario degli arredi, fotografie datate che evidenziano lo stato dell’appartamento, copia dei documenti di identità delle parti. Letta, confermata e sottoscritta in duplice copia. Luogo e data. Firma del locatore e firma del conduttore, con a fianco i dati del documento di identità presentato da ciascuno.
Adatta il linguaggio e i dettagli alle specificità del rapporto, mantenendo sempre chiarezza e concretezza nelle descrizioni; una lettera redatta con cura è spesso sufficiente a prevenire controversie e a tutelare i diritti di entrambe le parti.
Esempi di Lettera di consegna chiavi appartamento in affitto
Modello 1 — Consegna chiavi semplice
Oggetto: Consegna chiavi appartamento sito in [Indirizzo]
Con la presente si attesta che in data [gg/mm/aaaa] alle ore [hh:mm], presso [luogo], sono state consegnate al/la Sig./Sig.ra [Nome Conduttore] le seguenti chiavi relative all’appartamento sopra indicato:
- 1 chiave porta d’ingresso
- 1 chiave porta interna
- 1 telecomando/codice cancello (se presente)
Le parti confermano che la consegna avviene contestualmente all’inizio del contratto di locazione e che il conduttore prende in carico le chiavi assumendo la responsabilità per il loro uso e custodia.
Data: [gg/mm/aaaa]
Firma del locatore: __
Firma del conduttore: _____
Modello 2 — Consegna chiavi con elenco numerato e ricevuta
Oggetto: Ricevuta consegna chiavi appartamento sito in [Indirizzo]
Con la presente il/la sottoscritto/a dichiara di aver ricevuto in data [gg/mm/aaaa] le seguenti chiavi e dispositivi relativi all’appartamento in locazione:
- N. 2 chiavi porta d’ingresso
- N. 1 chiave porta interna cucina
- N. 1 chiave porta bagno
- N. 1 telecomando cancello elettrico
- N. 1 badge/telecomando ascensore (se applicabile)
Il/la conduttore si impegna a non duplicare le chiavi senza autorizzazione e a restituirle al termine della locazione nello stesso stato di funzionamento. Eventuali duplicati effettuati saranno a carico del conduttore.
Data: [gg/mm/aaaa]
Firma del locatore: __
Firma del conduttore: _____
Modello 3 — Consegna chiavi con verifica stato immobile e inventario
Oggetto: Consegna chiavi e presa visione stato immobile – [Indirizzo]
Con la presente si certifica che in data [gg/mm/aaaa] il/la Sig./Sig.ra [Nome Conduttore] ha preso possesso dell’appartamento in locazione sito in [Indirizzo], ricevendo le seguenti chiavi:
- [elenco chiavi]
Contestualmente è stato redatto l’inventario e il verbale di consegna dello stato dei locali e degli arredi, che le parti hanno visionato e sottoscritto in allegato. Il conduttore dichiara di accettare lo stato descritto nel verbale e si impegna a restituire l’immobile e le chiavi nello stesso stato, salvo il normale deterioramento d’uso.
Data: [gg/mm/aaaa]
Firma del locatore: __
Firma del conduttore: _____
Modello 4 — Consegna chiavi per subentro/cessione di contratto
Oggetto: Consegna chiavi per subentro/cessione contratto – [Indirizzo]
Oggetto: Consegna chiavi appartamento sito in [Indirizzo]
Si certifica che in data [gg/mm/aaaa], in occasione del subentro nel contratto di locazione, il/la Sig./Sig.ra [Nome Nuovo Conduttore] ha ricevuto dal/la Sig./Sig.ra [Nome Precedente Conduttore] le seguenti chiavi:
- [elenco chiavi]
Con la firma della presente, il precedente conduttore trasferisce la responsabilità delle chiavi al nuovo conduttore, il quale si assume tutte le obbligazioni contrattuali relative alla custodia e alla restituzione delle stesse al termine della locazione.
Data: [gg/mm/aaaa]
Firma del precedente conduttore: ___
Firma del nuovo conduttore: ____
Firma del locatore (per presa visione): __
Modello 5 — Consegna chiavi temporanea per accesso lavori o sopralluogo
Oggetto: Consegna chiavi temporanea per accesso a [Indirizzo]
Con la presente si attesta che in data [gg/mm/aaaa] sono state consegnate a [Nome persona/impresa] le seguenti chiavi/telecomandi per l’accesso temporaneo all’appartamento sito in [Indirizzo], esclusivamente per le seguenti finalità: [es. lavori di manutenzione, sopralluogo, pulizie] e per il periodo dal [gg/mm/aaaa] al [gg/mm/aaaa]:
- [elenco chiavi]
Il soggetto che riceve le chiavi si impegna a utilizzarle solo per le finalità indicate, a non lasciarle a terzi non autorizzati e a restituirle immediatamente al termine delle operazioni. In caso di smarrimento o danneggiamento, tutte le spese di sostituzione saranno a suo carico.
Data: [gg/mm/aaaa]
Firma del locatore: __
Firma del ricevente: __