Una lettera di consegna dei documenti all’avvocato è un atto formale che certifica il trasferimento di carte e informazioni, definendo chiaramente cosa viene consegnato e con quali responsabilità. Questa guida offre indicazioni pratiche per impostare un testo conciso e professionale, scegliere il tono adeguato, documentare le modalità di consegna e preservare la riservatezza, in modo da rendere la comunicazione efficace e utilizzabile a fini probatori. Seguendo pochi principi di chiarezza e rigore formale si riducono i rischi di fraintendimento e si facilita l’attività difensiva.
Indice
Come scrivere una Lettera di consegna documenti avvocato
Mi pongo come un esperto di scrittura e ti guido passo dopo passo, con massima cura e precisione, su come redigere una lettera di consegna documenti a un avvocato. La lettera deve risultare chiara, completa e tracciabile: in apertura è opportuno identificare con precisione il mittente e il destinatario, indicando nome e cognome, eventuale qualifica o ruolo (per esempio “parte assistita” o “rappresentante legale”), indirizzo completo e recapiti utili, oltre a un riferimento al fascicolo o al numero di pratica del legale destinatario. Subito dopo inserisci data e luogo della redazione della lettera: queste informazioni costituiscono un dato formale importante ai fini della tenuta dei registri e della prova della consegna.
Nel corpo della lettera è essenziale esporre con linguaggio sobrio e professionale l’oggetto dell’atto: dichiarare che si procede alla consegna di documenti relativi a una causa, a una pratica stragiudiziale, o a una consulenza. Evita giri di parole; usa frasi brevi e precise che descrivano l’operazione in corso, ad esempio specificando che i documenti vengono consegnati “ai fini dell’esercizio dell’incarico conferito” o “per l’allegazione al fascicolo processuale”, così da rendere immediatamente chiaro lo scopo della consegna. Se la consegna avviene per delega, chiarisci chi ha dato la delega e in quale termine temporale; in caso di consegna da parte di un incaricato, allega o citi la procura o l’atto che autorizza la consegna stessa.
Per rendere l’inventario dei documenti esauriente e facilmente verificabile, evita elenchi frammentati; piuttosto, incorpora la descrizione degli atti in un paragrafo ordinato che faccia riferimento a allegati nominati in modo progressivo (per esempio “allegato A – copia delle fatture relative al periodo …”, “allegato B – copia del contratto sottoscritto il …”, ecc.). Tale metodo consente di mantenere chiarezza senza ricorrere a elenchi puntati e facilita la verifica successiva. È buona pratica indicare, accanto a ciascun documento citato, se si tratta di originali o fotocopie, il numero di pagine, eventuali segnature o annotazioni rilevanti e il periodo temporale cui si riferiscono. Se possibile, numerare fisicamente le pagine e riportare in lettera la numerazione applicata così che mittente e avvocato abbiano lo stesso riferimento.
A tutela della prova della consegna è fondamentale specificare il mezzo con cui i documenti vengono trasmessi: consegna a mano, raccomandata con avviso di ricevimento, posta elettronica certificata (PEC) o corriere. Per ciascun mezzo di trasmissione indica le informazioni di riscontro: se la consegna è effettuata a mano, richiedi l’apposizione di una ricevuta o la firma di presa in consegna sul documento stesso; se si utilizza la PEC, allega o fai riferimento al messaggio di invio e al relativo avviso di avvenuta ricezione; se si usa raccomandata o corriere, cita il numero di raccomandata o di spedizione. Richiedere esplicitamente una conferma di ricezione o una quietanza tempestiva è una prassi prudente: formula la richiesta in modo cortese ma fermo, stabilendo eventualmente un termine ragionevole per la risposta.
Nella lettera è opportuno inserire eventuali istruzioni operative sull’uso dei documenti: se il legale deve inserire gli originali in fascicolo, restituire gli originali entro un certo termine o operare solo su copie, esprimilo chiaramente; se si richiedono specifiche azioni, come la produzione in giudizio o l’esibizione a terzi, indicane la destinazione e le eventuali limitazioni di utilizzo. Se i documenti contengono dati personali sensibili, segnala la natura delle informazioni e raccomanda l’adozione di misure di riservatezza conformi al GDPR, specificando il canale sicuro usato per la trasmissione e richiedendo che il trattamento dei dati avvenga nel rispetto della normativa vigente.
Per quanto riguarda tono e registro, mantieni una forma formale, cortese e professionale. Evita frasi prolisse o ambigue e privilegia la precisione terminologica: usa verbi attivi (“si consegnano”, “si trasmettono”, “si richiede”) e frasi che non lascino margini interpretativi. Inserisci un riferimento al mandato o all’incarico conferito all’avvocato, se pertinente, per collegare la consegna con l’attività legale svolta. Se ci sono motivi di urgenza, argomenta brevemente la causa dell’urgenza senza eccedere in dettagli non necessari.
Concludi la lettera con una richiesta formale di ricevuta o di conferma e con indicazioni per eventuali comunicazioni successive: numeri di telefono, indirizzo PEC e posta tradizionale. La chiusura deve prevedere la firma del mittente; se la consegna è effettuata da un rappresentante o da un incaricato, aggiungi il riferimento alla delega e, se possibile, fai autenticare la firma o allega la procura. Ricorda di indicare in calce gli allegati con la dicitura “allegati” seguita dalla chiara elencazione degli stessi all’interno del corpo della lettera, senza però usare elenchi puntati: puoi ad esempio terminare la lettera con una frase del tipo “Si allegano, a corredo della presente, i seguenti documenti: allegato A (…), allegato B (…), allegato C (…)”.
Infine assicurati di conservare copie integrate della lettera e dei documenti inviati, unitamente a ogni ricevuta o prova di spedizione. Annotare la consegna nel proprio fascicolo personale, con data, ora, modalità e nome della persona che ha ricevuto l’invio, rafforza la prova documentale nel caso sia necessario dimostrare l’avvenuta consegna. Se ritieni utile un livello di tutela aggiuntivo, valuta con il tuo avvocato la possibilità di far redigere un verbale di consegna in presenza di testimoni o di richiedere la firma del legale su una copia della lettera per attestare l’avvenuta presa in carico dei documenti.
Esempio di formulazione completa e utilizzabile, in un unico corpo di testo, che puoi adattare ai tuoi dati e al contenuto specifico: con la presente io sottoscritto [nome e cognome], nato a [luogo] il [data], residente in [indirizzo], titolare della pratica n. [numero pratica] conferita all’Avv. [nome avvocato], procedo oggi, [data], alla consegna della documentazione relativa alla suddetta pratica. Si tratta, in particolare, dei documenti indicati in allegato A (copia originale del contratto stipulato in data …, n. pagine …), in allegato B (fatture n. … relative al periodo …, n. pagine …) e in allegato C (corrispondenza intercorsa con la controparte, n. pagine …), i quali vengono trasmessi in copia/originale a fini di integrazione del fascicolo e per l’adozione degli opportuni provvedimenti. La presente consegna avviene mediante invio tramite PEC all’indirizzo [indirizzo PEC] / consegna a mano presso lo studio in [indirizzo studio] / invio a mezzo corriere con numero di spedizione [numero]; si richiede cortesemente la conferma di ricezione entro giorni [numero] e, qualora siano stati trasmessi originali, la restituzione degli stessi entro e non oltre [termine], salvo diversa indicazione concordata per iscritto. I documenti contengono dati personali sensibili; si richiede pertanto che il loro trattamento da parte dello studio sia effettuato nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali. Allego copia della procura ove necessaria e resto a disposizione per ogni chiarimento o integrazione. In attesa di cortese riscontro, porgo distinti saluti. [firma] [numero di telefono] [PEC o email].
Se vuoi, posso adattare il testo a un caso concreto fornendomi i dettagli utili (dati del mittente, del legale, elenco dei documenti e modalità di consegna); in questo modo ti preparo la lettera pronta da stampare o inviare via PEC.
Esempi di Lettera di consegna documenti avvocato
Modello 1 — Lettera di consegna documenti per causa civile
Oggetto: Consegna documenti relativi al procedimento civile n. [numero procedimento] / [parte]
In data odierna si procede alla consegna dei seguenti documenti, a supporto dell’incarico conferito per il procedimento sopra indicato:
Elenco documenti consegnati:
- [Documento 1 — es. contratto datato …]
- [Documento 2 — es. fatture n. …]
- [Documento 3 — es. corrispondenza email stampata]
- [Eventuali allegati – specificare]
Finalità della consegna: esame, conservazione agli atti, predisposizione atti difensivi e/o deposito in cancelleria.
Si richiede cortese conferma di avvenuta ricezione e presa in carico dei documenti, nonché comunicazione di ulteriori documenti eventualmente necessari entro [termine, se previsto].
Si dichiara che i documenti consegnati rappresentano copia/completo dell’archivio in mio possesso e che eventuali copie conformi sono state prodotte secondo quanto richiesto.
Distinti saluti.
Firma del consegnante:
Data:—
Modello 2 — Lettera per consegna tramite ufficio protocollo o corriere
Oggetto: Consegna documenti per pratica legale n. [numero] — richiesta protocollazione
Con la presente si consegnano alla cortese attenzione dell’Avvocato [Nome] i seguenti documenti, inviati tramite [ufficio protocollo/corriere]:Documenti consegnati:
- [Elenco dettagliato con datapunto e descrizione]
- …
I documenti sono inviati per le seguenti operazioni: protocollazione, inserimento fascicolo, istruttoria e eventuale deposito in tribunale. Si prega di apporre il numero di protocollo/ricevuta e comunicare copia della ricevuta di consegna al sottoscritto via [email/PEC] entro [termine].
L’invio comprende n. [numero] buste/confezioni, ciascuna contrassegnata come [indicazione]. Eventuali discrepanze nel numero o nello stato del materiale consegnato saranno comunicate tempestivamente.
In attesa di riscontro, porgo cordiali saluti.
Firma del consegnante:
Data e ora di consegna:—
Modello 3 — Lettera urgente per consegna documenti in materia penale
Oggetto: Consegna urgente di documentazione a supporto difesa — procedimento penale n. [numero]
Conseguentemente all’incarico conferito, consegno urgentemente i seguenti documenti utilizzabili per la difesa nel procedimento penale indicato:Elenco documenti:
- [Verbali, certificati, referti]
- [Documenti probatori digitali — specificare supporto]
- [Eventuali attestazioni/testimonianze]
Motivo dell’urgenza: [breve motivazione — es. scadenza termini per istanza, deposito memorie entro …].
Si richiede di prendere visione immediata della documentazione e procedere, ove necessario, al deposito e/o adozione di misure difensive entro i termini processuali. Si autorizza inoltre, ove occorra, ogni attività di vigilanza e richiesta di copia ufficiale agli enti indicati.
Si resta a disposizione per chiarimenti e per consegnare ulteriori atti se necessario.
Distinti saluti.
Firma del consegnante:
Data:—
Modello 4 — Lettera di consegna documenti probatori e indicazioni su catena di custodia
Oggetto: Consegna documenti probatori e istruzioni sulla catena di custodia
Con la presente si consegnano i materiali probatori relativi a [breve descrizione della vicenda]. Elenco e modalità:Documenti e materiali:
- Documento A — [descrizione] — consegnato in originale/copia
- Supporto digitale (USB/SSD) con file: [nomi file] — hash (opz.): [valore]
- Oggetti fisici: [descrizione e stato]
Istruzioni: Si richiede di annotare su apposito registro la presa in carico, di conservare i materiali in condizioni di integrità, e di segnalare eventuali necessità di acquisizione di ulteriori copie certificate o perizie. Per il supporto digitale si richiede verifica integrità con gli eventuali hash forniti e rilascio di attestazione di conformità.
Chiedo conferma scritta dell’avvenuta ricezione e delle modalità di conservazione adottate.
Cordiali saluti.
Firma del consegnante:
Data:—
Modello 5 — Lettera di consegna documenti in formato elettronico
Oggetto: Consegna documenti elettronici per pratica n. [numero] — invio via PEC/drive/USB
Si comunica la consegna della seguente documentazione in formato elettronico relativa alla pratica indicata:Elenco file/invio:
- Nome file 1.pdf — descrizione
- Nome file 2.docx — descrizione
- Cartella con file: [nome cartella] — inviata tramite [PEC/Link a Drive/USB] in data [data]
Dettagli trasmissione: Link accessibile fino a [data], password (se prevista): [inserire modalità di consegna password], o consegna fisica del supporto USB avvenuta in data [data].
Si richiede cortese conferma di apertura dei file, verifica leggibilità e integrità, nonché comunicazione di eventuali problemi tecnici. Per la successiva produzione cartacea o per l’acquisizione come deposito si autorizza la stampa e la certificazione dei documenti secondo necessità.
Resto disponibile per inviare eventuali ulteriori file o integrazioni.
Distinti saluti.
Firma del consegnante:
Data: