Una lettera di consegna dei documenti contabili è lo strumento che attesta il trasferimento di informazioni sensibili e garantisce la tracciabilità degli adempimenti fiscali e amministrativi; per questo motivo va redatta con la precisione di un documento legale ma con la chiarezza di un messaggio operativo. In questa guida ti accompagnerò a definire il tono corretto, a collocare in modo netto i riferimenti temporali e i dati identificativi delle parti coinvolte, a descrivere in modo sintetico ma esaustivo il contenuto consegnato e le eventuali istruzioni per la presa in carico, oltre a curare gli elementi formali necessari per validare la consegna stessa. Un testo ben costruito tutela il mittente e il destinatario, facilita i controlli successivi e riduce il rischio di fraintendimenti: imparerai quindi a bilanciare rigore e semplicità, adottando una formulazione professionale, chiara e verificabile.
Indice
Come scrivere una Lettera di consegna documenti contabili
Per redigere in modo professionale e completo una lettera di consegna documenti contabili è fondamentale curare insieme forma, chiarezza e tracciabilità. In apertura occorre predisporre i dati identificativi del mittente e del destinatario in modo preciso: indicare il nome o la ragione sociale completa, il codice fiscale o partita IVA, l’indirizzo legale e, se pertinente, il riferimento alla persona incaricata che prende in consegna i documenti. Pur essendo una comunicazione formale, la prima frase del testo deve essere immediata e inequivocabile: dichiarare che con la presente si provvede alla consegna di una serie di documenti contabili relativi a un determinato periodo o pratica, specificando subito l’ambito temporale o l’oggetto della consegna. Fornire i riferimenti contrattuali o all’incarico che giustificano la consegna, come la lettera di incarico, la convenzione o il numero di protocollo, aiuta a contestualizzare la pratica e a collegare la documentazione agli obblighi reciproci.
La descrizione dei documenti consegnati deve essere accurata e verificabile. Indicare le tipologie documentali (registri contabili, fatture emesse e ricevute, libri sociali, estratti conto, buste paga, giustificativi di spesa ecc.), il periodo di riferimento, eventuali numerazioni progressiva o riferimenti interni, e la quantità fisica o digitale consegnata. Se la consegna avviene in forma digitale, precisare il formato dei file (ad esempio PDF/A per la conservazione), l’eventuale presenza di firme digitali o marche temporali, il metodo di compressione o archiviazione adottato e la password di accesso se il materiale è protetto; se la consegna è cartacea, specificare il numero di fascicoli, la loro ordinazione e la presenza di allegati o fotocopie. È buona pratica menzionare eventuali documenti mancanti o da integrare e, se si conoscono, indicare le ragioni dell’assenza o la tempistica prevista per l’integrazione.
La modalità di consegna deve essere chiaramente documentata nella lettera. Se la consegna avviene con consegna a mano, inserire luogo, data e ora e il nome della persona che ha ricevuto i documenti; se si utilizza la posta elettronica certificata, indicare l’indirizzo PEC mittente e destinatario e allegare o richiedere l’attestazione dell’avvenuta consegna; se si ricorre alla raccomandata con ricevuta di ritorno o a corriere, annotare il numero di spedizione e la data di invio. Qualunque sia il canale scelto, richiedere esplicitamente una ricevuta di consegna o una firma di presa in carico per mantenere la prova formale dell’avvenuta trasmissione. Inserire inoltre una richiesta chiara di presa visione e accettazione, con una tempistica ragionevole per eventuali contestazioni o richieste di integrazione, specificando se la mancata risposta entro il termine stabilito equivarrà ad accettazione della consegna o meno.
Nel corpo della lettera è opportuno prevedere una breve clausola sulla responsabilità e sulla custodia dei documenti a partire dal momento della consegna, precisando chi detiene la responsabilità della conservazione e per quanto tempo. Se il trasferimento comporta il passaggio di responsabilità verso un professionista (commercialista, revisore), ricordare di indicare il mandato o il ruolo assunti. Trattandosi di materiale sensibile, inserire un richiamo alle norme sulla riservatezza e al rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, specificando eventuali limiti d’uso e obblighi di riservatezza che vincolano il destinatario. Segnalare infine eventuali vincoli di conservazione previsti dalla normativa fiscale o societaria e suggerire modalità di archiviazione conformi alle best practice, come la conservazione elettronica sostitutiva.
La chiusura della lettera deve ribadire le aspettative pratiche: la richiesta di una ricevuta firmata o di una conferma via PEC, i recapiti per eventuali comunicazioni (telefono, email, PEC) e il riferimento a persone di contatto per chiarimenti. Concludere con una formula di cortesia formale, la firma del soggetto che effettua la consegna e l’indicazione del ruolo o della qualifica, eventualmente accompagnata da timbro o documentazione allegata che certifichi il mandato. Se si allegano elenchi o inventari, ricordare di menzionarli all’interno del testo come allegati e di indicare il numero di allegati trasmessi; nel caso di consegna fisica, allegare una copia della lettera che rimanga firmata per ricevuta dal destinatario come prova.
Sul piano stilistico privilegiare un linguaggio chiaro, sobrio e privo di ambiguità, evitando termini colloquiali. La forma deve essere cortese ma precisa: frasi brevi che esplicitano chi fa cosa e quando. Evitare abbreviazioni non ufficiali e usare riferimenti normativi solo se si è certi della loro correttezza e pertinenza; in caso contrario è preferibile richiamare la necessità di ottemperare agli obblighi di legge senza citarli esplicitamente. Prima dell’invio, è consigliabile effettuare un controllo di coerenza tra l’elenco dei documenti dichiarati e il materiale effettivamente allegato o consegnato, verificare la correttezza dei dati identificativi e assicurarsi che la copia conservata dal mittente sia completa e firmata per eventuali successive contestazioni.
Esempio pratico di formulazione che può essere adattata alle specifiche esigenze: Gentile [Nome o Ragione Sociale], con la presente si notificano la consegna e il trasferimento della documentazione contabile relativa al periodo dal [data inizio] al [data fine] in ottemperanza all’incarico conferito con lettera di mandato prot. [numero/ data]. Nella presente consegna sono incluse le fatture passive e attive registrate nel periodo indicato, i registri IVA, gli estratti conto bancari, le buste paga e i giustificativi di spesa, ordinati per anno e per tipologia. La documentazione è fornita in formato elettronico PDF/A su supporto USB protetto da password, la cui password sarà comunicata separatamente tramite canale sicuro, e comprende i file firmati digitalmente e marcati temporalmente ove previsto. Per ogni documento è stato mantenuto il riferimento alla numerazione originale e al protocollo interno. La consegna è avvenuta in data [data] presso [luogo], con presa in carico da parte di [nome del ricevente], che si invita a apporre firma per ricevuta sulla copia allegata della presente. Si prega di comunicare eventuali discrepanze o richieste di integrazione entro quindici giorni dal ricevimento; in assenza di comunicazioni si riterrà completata la consegna. Si segnala che a decorrere dalla data odierna la responsabilità della custodia e della conservazione conforme è trasferita al destinatario come da incarico conferito. Per chiarimenti e per concordare eventuali modalità di integrazione è possibile contattare [nome, ruolo, telefono, PEC]. Cordiali saluti, [firma e qualifica].
Questo approccio garantisce completezza informativa, tracciabilità e chiarezza formale, elementi essenziali in ambito contabile e fiscale per evitare fraintendimenti, per preservare i diritti delle parti e per rispettare gli obblighi di conservazione e riservatezza.
Esempi di Lettera di consegna documenti contabili
Lettera di consegna documenti contabili – Modello 1 (Formale)
Oggetto: Consegna documenti contabili relativi all’esercizio 20XX
Con la presente si comunica la consegna dei documenti contabili relativi all’esercizio chiuso al 31/12/20XX, come dettagliato di seguito:
– Libro giornale e libro degli inventari (cartaceo);
– Registri IVA e registri dei cespiti (cartaceo e file Excel);
– Bilancio d’esercizio e nota integrativa;
– Prima nota bancaria e riconciliazioni;
– Fatture attive e passive, documentazione di acquisto e vendita;
– Buste paga ed estratti conto previdenziali (copia conforme).
I documenti sono consegnati in data odierna, in duplice copia cartacea e in formato digitale su chiavetta USB. Si prega di confermare l’avvenuta ricezione e la conformità dell’elenco entro 7 giorni lavorativi. Per eventuali chiarimenti o integrazioni rimango a disposizione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Firma]
Lettera di consegna documenti contabili – Modello 2 (Breve)
Oggetto: Consegna documentazione contabile
Si consegnano i seguenti documenti contabili:
– Fatture attive e passive anno 20XX;
– Registri IVA e movimenti bancari;
– Libro giornale e bilancio.
Consegna effettuata in data odierna tramite consegna a mano / invio digitale (vedi supporto allegato). Si richiede cortese riscontro di ricezione.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
Lettera di consegna documenti contabili – Modello 3 (Dettagliato)
Oggetto: Consegna completa documenti contabili periodo 01/01/20XX – 31/12/20XX
Con la presente si procede alla consegna completa della documentazione contabile relativa al periodo indicato, comprensiva di:
1) Documentazione amministrativa e fiscale:
– Fatture di vendita e acquisto (ordinate per data e numerazione);
– Nota di credito e note di debito;
– Registri IVA mensili/trimestrali;
2) Documentazione bancaria e finanziaria:
– Estratti conto bancari e riconciliazioni fino al 31/12/20XX;
– Contratti di finanziamento e condizioni;
3) Bilanci e scritture:
– Libro giornale, libro degli inventari, prima nota;
– Prospetti di bilancio e note illustrative;
4) Personale e previdenza:
– Cedolini paga, denunce e contributi INPS/INAIL;
5) Altra documentazione rilevante:
– Contratti, polizze assicurative, dichiarazioni fiscali presentate.
I documenti cartacei sono stati consegnati in n. X faldoni; i file digitali sono forniti su supporto USB/drive condiviso (elenco file allegato). Si prega verificare la completezza e segnalare eventuali mancanze o richieste di integrazione entro 10 giorni lavorativi. Restiamo disponibili per fissare un incontro per la revisione congiunta.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Firma]
Lettera di consegna documenti contabili – Modello 4 (Per revisione fiscale / controllo)
Oggetto: Consegna documentazione a supporto della verifica fiscale
In vista della verifica fiscale/revisione contabile, si consegnano i seguenti documenti utili al controllo:
– Fatture emesse e ricevute complete di giustificativi;
– Registri IVA, liquidazioni e dichiarazioni presentate;
– Libro giornale, prima nota e contabilità analitica;
– Contratti commerciali e documentazione di supporto alle poste di bilancio;
– Documentazione in materia di dipendenti e collaboratori.
La consegna è effettuata in data odierna con indicazione del luogo di custodia originario. Alcuni documenti originali sono disponibili esclusivamente in originale su richiesta; si richiede pertanto la restituzione di eventuali originali dopo la consultazione. Si prega di comunicare il calendario delle attività di verifica e di confermare la ricezione del materiale.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Firma]
Lettera di consegna documenti contabili – Modello 5 (Cessione/Passaggio di incarico)
Oggetto: Consegna documenti contabili per passaggio di incarico
Con la presente si attesta la consegna della documentazione contabile nell’ambito del passaggio di incarico tra il sottoscritto e il nuovo incaricato, come da accordo. Documenti consegnati:
– Storico contabile fino al 31/12/20XX (libri obbligatori, registri IVA);
– Bilanci degli ultimi 3 esercizi e relativa documentazione di supporto;
– Documentazione fiscale e previdenziale;
– Archiviazione elettronica dei documenti (backup e accessi).
Allego verbale di consegna con l’elenco completo dei faldoni e dei file trasferiti. Si richiede al nuovo incaricato la firma di presa in carico e la conferma di ricezione dei materiali. Rimango disponibile per un incontro di handover per illustrare le procedure operative.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Firma]